Berlaku: 10 September 2026 · Versi 1.0

Kebijakan Privasi

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana platform KelolaUmroh dan travel mitra (tenant) memproses data pribadi Anda. Kami beroperasi sebagai Pengendali Data Pemroses (Data Processor) atas instruksi travel, sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

1. Definisi & Peran Kami

KelolaUmroh (kelolaumroh.com) adalah platform SaaS yang menyediakan perangkat lunak manajemen operasional untuk travel umrah. Setiap travel yang berlangganan disebut Tenant (misalnya PT Berkah Umroh Sejahtera). Tenant menggunakan domain mereka sendiri (misal app.namatravel.com) sehingga Anda mungkin tidak selalu menyadari berada di platform kami.

Dalam kerangka UU PDP:

  • Subjek Data — Anda: jamaah, agen, atau staf travel.
  • Pengendali Data (Data Controller) — Tenant (travel) yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data Anda, termasuk saat pendaftaran jamaah dan pencairan komisi.
  • Prosesor Data (Data Processor) — KelolaUmroh yang memproses data atas instruksi dan untuk kepentingan Tenant. Kami tidak menjual, tidak menambang, dan tidak menggunakan data Anda untuk kepentingan kami sendiri.

2. Data yang Diproses

Data diproses di database terisolasi khusus per Tenant — tidak ada database bersama antar travel. Kategori data:

  • Data Jamaah: NIK, nama, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, alamat (provinsi s.d. kelurahan), nomor telepon/WhatsApp, nomor paspor & tanggal kedaluwarsa, status pernikahan, pekerjaan, pendidikan, nomor BPJS (opsional), serta foto KTP dan paspor.
  • Data Agen: nama, nomor WhatsApp, PIN akses (tersimpan sebagai hash), wilayah kerja, alamat, foto profil, struktur upline-downline, dan riwayat komisi.
  • Data Staf/Admin: nama, username, kata sandi (hash), role, entitas/cabang penempatan.
  • Data Transaksional: pendaftaran paket, cicilan/pelunasan, tagihan, dan catatan perjalanan.
  • Data Teknis: alamat IP, waktu akses, dan jejak aktivitas (audit log) untuk keamanan sistem.

Beberapa data bersifat sensitif (NIK, dokumen identitas, data keagamaan terkait ibadah) sehingga diproses dengan pengamanan khusus sebagaimana diatur Bagian 4.

3. Tujuan & Dasar Hukum Pemrosesan

  • Pelaksanaan perjanjian — mengelola pendaftaran umrah, pembayaran, manifest keberangkatan (termasuk lapor Kemenag/Siskopatuh), pencairan komisi agen, dan penyelenggaraan perjalanan ibadah yang Anda kontrakkan dengan Tenant.
  • Kewajiban hukum — penyusunan manifest yang diwajibkan regulasi penyelenggaraan ibadah umrah di Indonesia.
  • Kepentingan sah — keamanan sistem (pencegahan penipuan, audit trail), serta peningkatan layanan Tenant.

Kami tidak menggunakan data Anda untuk iklan perilaku, penjualan ke pihak ketiga, atau pelatikan model AI apa pun.

4. Penyimpanan & Keamanan

  • Setiap Tenant memiliki database terpisah dan penyimpanan objek terisolasi dengan prefix khusus — data travel A dan travel B tidak pernah berada di database yang sama.
  • Foto KTP dan paspor disimpan secara privat dan hanya dapat diakses staf travel yang berwenang melalui tautan terbatas berbatas waktu (15 menit) — tidak ada URL publik permanen untuk dokumen sensitif.
  • Seluruh transmisi data melalui HTTPS/TLS; kunci API dan rahasia dienkripsi AES-256 di level aplikasi; kata sandi/PIN disimpan sebagai hash bcrypt.
  • Keamanan dasar lainnya: pembatasan laju permintaan (rate limiting), perlindungan brute-force (penguncian otomatis setelah 5 kali gagal), dan audit log untuk seluruh operasi penting.
  • Server berlokasi di Indonesia (region data Jakarta) untuk layanan penyimpanan yang digunakan.

5. Berbagi Data (Sharing)

  • Tidak ada berbagi antar Tenant. Isolasi dilakukan di level deployment — satu travel tidak dapat melihat data travel lain, dan staf platform pun tidak memiliki akses rutin ke data operasional.
  • Akses dukungan (impersonasi) — jika staf platform perlu masuk ke sistem Tenant untuk debugging, sesi tersebut bersifat baca-saja secara bawaan, memerlukan alasan tertulis, dibatasi waktu, dan tercatat penuh pada log audit.
  • Penyedia jasa Tenant — Tenant dapat menggunakan integrasi pihak ketiga atas biaya dan kunci API mereka sendiri (notifikasi WhatsApp, OCR dokumen via Google Gemini). Data yang dikirim ke penyedia tersebut tunduk pada kebijakan masing-masing; Tenant bertanggung jawab memilih penyedianya.
  • Pembayaran — data tagihan langganan Tenant diproses melalui penyedia pembayaran lokal (mis. Midtrans). Ini menyangkut data perusahaan Tenant, bukan data pribadi jamaah.
  • Kami tidak pernah menjual data pribadi Anda.

6. Retensi & Penghapusan Data

  • Data jamaah bersifat permanen selama Tenant berlangganan — ini kebijakan produk yang dikendalikan Tenant, karena data jamaah terkait manifest dan riwayat ibadah.
  • Jika Tenant berhenti berlangganan, data disimpan secara bertahap (masa tunggu) dan selama masa tersebut Tenant tetap dapat mengekspor seluruh datanya. Penghapusan permanen hanya terjadi pada status arsip akhir.
  • Log aktivitas sistem disimpan maksimal 12 bulan.
  • Permintaan penghapusan data pribadi sebaiknya diajukan terlebih dahulu kepada Tenant (travel) sebagai Pengendali Data; kami akan melaksanakan instruksi Tenant sepanjang konsisten dengan kewajiban hukum (mis. keharuhan manifest).

7. Hak-Hak Anda (UU PDP)

Sesuai UU No. 27/2022, Anda berhak untuk: mengakses data pribadi Anda; memperbaiki/memperbarui data yang tidak akurat; meminta penghapusan dalam kondisi tertentu; menarik persetujuan (jika pemrosesan didasarkan persetujuan); meminta pembatasan pemrosesan; mengajukan keberatan; serta meminta penjelasan mengenai pemrosesan. Karena data berada di bawah kendali Tenant, ajukan hak Anda kepada travel tempat Anda mendaftar — mereka akan memproses bersama kami bila diperlukan.

8. Cookie & Pelacakan

Portal jamaah dan agen menggunakan penyimpanan lokal (localStorage) untuk sesi login, preferensi tampilan, dan fitur offline ringan. Kami tidak menggunakan cookie iklan atau pelacak pihak ketiga pada aplikasi Tenant. Situs pemasaran kelolaumroh.com dapat menggunakan analitik ringan tanpa pelacakan lintas situs.

9. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini sewaktu-waktu. Perubahan material akan diberitahukan kepada Tenant untuk disampaikan ke subjek data, dan versi terbaru selalu tersedia di halaman ini beserta tanggal berlakunya.

10. Kontak

Pertanyaan mengenai kebijakan ini atau pemrosesan data oleh platform:

Untuk urusan data pribadi Anda sebagai jamaah/agen, hubungi travel (Tenant) yang melayani Anda.